Numérisation et dématérialisation des documents

Dans différents colloques et séminaires, j’ai entendu à de multiples reprises, que la France est fâchée avec le numérique.

Et à ce sujet il y un consensus : nous n’avons pas de complexes à faire sur le plan des équipements : nos infrastructures télécom sont parmi les plus performantes et les plus attractives ; les entreprises et les administrations sont globalement bien, voire très bien équipées.

Le problème est en fait du côté des usages : nous ne savons pas bien nous servir des outils informatique. Pour être précis, nous n’exploitons pas pleinement les qualités des outils informatiques. Nous sommes même, pour certains usages, réfractaires au changement … j’en veux pour preuve le fait que la télécopie soit encore un moyen de communication privilégiée par bon nombre d’entreprises et d’établissements publics. Je ne comprends toujours pas pourquoi les entreprises ont un fax et en font la promo sur leur carte de visite… alors que l’on devrait indiquer son identité Facebook, LinkedIn, Viadeo et autres Twitter. Pour la petite histoire, en Argentine, les entreprises demandent à leurs salariés d’avoir un compte sur LinkedIn !

Vous allez me dire : mais quel lien y a -t-il entre la dématérialisation et la télécopie ? Et bien tout simplement, il est plus efficace d’échanger un document papier en le numérisant plutôt qu’en l’envoyant par télécopie. Mais l’intérêt de la dématérialisation ne s’arrête pas là. Retenez que l’enjeu majeur est de gagner en productivité.

Pour vous en convaincre, j’ai interviewé Marc Wolff (AEROW) (1), expert de la numérisation documentaire, en lui posant 8 questions :

1. En quoi consiste la dématérialisation documentaire ?
2. La dématérialisation, ou numérisation, des  documents est-elle compliquée ?
3. Quid de la valeur juridique des documents numérisés ?
4. Peut-on se contenter de ne dématérialiser qu’une partie des documents ?
5. La numérisation des documents est-elle confrontée à de la réticence au changement ?
6. La numérisation est-elle compatible avec l’externalisation du stockage des documents ? (i.e. : Cloud Computing)
7. Etat de l’art de la dématérialisation en France ?
8. La dématérialisation peut-elle accélérer et faciliter la décarbonisation ?

Depuis quelques années déjà, nous sommes entrés dans l’aire de la dématérialisation (lire le billet « Le saviez-vous sur la dématérialisation ? » que j’avais écris en mai 2009 sur le blog « RH conseil PME », de ma comparse Nathalie OLIVIER).

Je suis tellement convaincu des intérêts de la dématérialisation documentaire, qu’à titre privé je numérise tous les documents administratifs de la famille (papiers d’identité, cartes grises, etc…), car il s’avère que nous avons besoin tôt ou tard d’une version pdf de ces documents. A tel point que j’utilise plus fréquemment le scanner que l’imprimante.

Et c’est encore plus vrai pour l’entreprise : on gagne vraiment en productivité par le simple fait qu’avec le moteur de recherche de votre PC ou de votre serveur vous mettez 5 secondes pour trouver n’importe quel document… Combien de temps mettez-vous pour retrouver un document dans une armoire, voire dans vos archives ??

Je vous vois venir : mais la numérisation c’est chronophage ! Que nenni, passer un document dans un scanner de base et l’archiver ne prend que 5 secondes. Et une grosse majorité des documents reçus n’ont pas besoin d’être conservés au format papier, vous gagnerez de la place (pour prendre conscience de cet intérêt, calculez quelle est la part de vos charges locatives directes et indirectes associés  à la surface du mobilier de rangement de vos papiers…)

Il y même des scanners spécifiques, comme ceux qui convertissent les 200 cartes de visite de votre dernier salon en fiches contacts dans  Outlook ou votre CRM.

Elle est pas belle la vie avec un scanner ?

Illustration Jean-Michel Ucciani : www.ucciani-dessins.com

(1) voir la version intégrale de l’interview vidéo de Marc Wolff sur YouTube