Orgabook : GTD papier & numérique (nouveau témoignage)

L’Orgabook est vraiment un excellent outil, qui remet les pieds sur terre avec ce côté presque archaïque du format papier, mais qui finalement demeure le summum de l’efficacité retrouvée…

Mon Orgabook perso… ou comment combiner GTD papier et numérique

Un témoignage de G. Mesplont, auteur du blog Organiser-reussir.com

Personnellement adepte des technologies dernier cri et toujours à l’affût de nouveautés quand il s’agit d’applications IPhone, je suis un contre-exemple parfait de l’utilisateur de la méthode GTD® format papier.

iPhone et Orgabook, le duo gagnant

J’avais d’ailleurs à ce titre, lors de mes premiers essais d’implémentation de la méthode GTD®, déjà effectué plusieurs approches, et ainsi éprouvé les fiches bristol de couleur pour repérer un contexte ou encore le carnet moleskine débordant de post-it. Aucune de ces solutions ne m’avait pourtant donné pleinement satisfaction. J’avais toujours l’impression de perdre de l’information, ou de manquer de pertinence dans l’approche des actions par projet.

Après quelques déboires dans la manière d’appréhender la méthode, j’ai finalement statué sur une utilisation plutôt numérique passant par l’utilisation d’Omnifocus pour Iphone. Avec un attrait particulier pour la mobilité facilitée qu’offrait ce type de solution. L’état d’ « esprit comme l’eau » facilement atteint me permettait paradoxalement d’être de plus en plus créatif et imaginatif, et ainsi d’avoir besoin sans cesse de pouvoir a tout instant jeter mes idées dans une « Inbox » facilement accessible, « éditable » et consultable à tout moment.

Plutôt satisfait par cette solution, j’avais tout de même identifié deux problèmes importants :

• D’une part, la facilité de multiplier les contextes et de leur associer un lieu géographique directement associé et pointé sur la carte interactive, les nombreuses options de paramétrages des actions (échéance, flag, associer une note, une photo, un son) rendent l’organisation trop « gadgétisée » et on tombe vite dans le travers de faire de l’organisation une tâche…!
• D’autre part, la gestion des projets qui permet une revue moins globale que les listes et fiches projet de l’Orgabook. Et bien sûr, rien concernant les altitudes. Donc de manière générale un niveau de recul très peu présent.

J’ai ensuite découvert Orgacity au hasard d’une annonce Google apparue sur mon propre blog (ce site semblait donc en rapport avec mes sujets…).

J’ai, dans un premier temps, simplement commencé par me procurer deux cahiers Adoc et les stylos Frixion qui vont avec. Je ne connaissais pas cette technologie permettant d’enlever et remettre des pages à volonté dans un cahier de notes ou un bloc facilement transportable (bien plus pratique qu’un classeur). Pourtant sans la connaitre j’avais déjà eu besoin de l’utiliser auparavant, que ce soit pour classer mes prises de notes de réunion, mes réflexions sur les projets en cours, ou encore pour organiser mes propres idées nécessitant plus qu’une simple description (schéma, croquis…).

Après quelques semaines d’utilisation, et pour autant convaincu de mon implantation numérique de GTD, j’avais cette curiosité grandissante concernant l’Orgabook, grâce en quelque sorte à cette « redécouverte » de l’outil papier, qui me paraissait sensiblement plus rapide, agréable et organisée que le « tout numérique ».

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Mes premières armes avec l’Orgabook…

A peine deux jours plus tard, donc j’ai eu la joie de découvrir mon Orgabook tout neuf qui trônait dans ma boite aux lettres. En bon impatient que je suis, j’avais évidemment déjà parcouru la notice et m’était familiarisé avec les différentes fiches de l’Orgabook, accessible sur le blog d’Orgacity. Première bonne surprise, le grainage du papier, qui procure un vrai confort d’écriture. Couplé avec l’utilisation des stylos Frixion, l’écriture est propre, claire et lisible, et surtout, on a la possibilité d’effacer pour corriger, donc pas de rature.

J’ai commencé à remplir ma liste d’actions « à faire dès que possible », en commençant a vider progressivement l’Inbox de l’Iphone dans l’Orgabook plutôt que de peaufiner les critères de chaque action.

La première réelle avancée a surtout en fait concerné les projets. La fiche récapitulative permet une vision globale des projets en cours, et on peut facilement la mettre en parallèle avec la revue des altitudes.

Pour chaque projet, on a le choix de le décliner ou non en plusieurs actions, en coloriant une petite flèche prévue à cet effet en face de l’intitulé du projet. Puis une fiche spécifique est dédiée, elle permet de noter toutes les tâches qu’il semble nécessaire de réaliser pour accomplir le projet, d’indiquer l’état d’avancement (en coloriant une barre de pourcentage située sur le coté), et bien sûr d’associer les notes et idées liées directement au projet. Evidemment, concrètement ces fonctionnalités se retrouvent dans tout bon outil numérique, simplement la version papier permet un confort d’utilisation, une rapidité d’exécution et une vision globale que je n’ai personnellement pas retrouvés avec l’outil numérique.

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Après quelques semaines d’utilisation…

L’Orgabook est devenu assez rapidement indispensable. Le simple fait de coucher sur le papier les actions du jour à faire dès que possible me rend plus efficace. La vision globale est élargie, comparée a celle de l’Iphone. L’outil papier apporte vraiment une notion plus concrète, on peut ajouter des notes ou dessins, griffonner, ca donne un sens beaucoup plus réel aux choses.

Deuxième aspect : la revue des altitudes. Aucun autre outil ne m’a permis de formaliser aussi bien mes objectifs, altitudes, valeurs. De même que pour les actions du jour, la revue est élargie et facilitée. Les listes de projets découlent directement des altitudes, on a les idées très claires.

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Finalement…

J’ai donc opté pour une utilisation détournée de l’Orgabook.

Les projets, directement issus des Altitudes

J’ai toujours une habileté particulière et une habitude difficile à changer pour la prise au vol des idées sur l’Iphone. Facilement déclinables en projets que l’on alimente ainsi et définis de manière séquentielle pour ne faire apparaitre que les Next Actions.

Pour tout le reste, j’utilise l’Orgabook. La revue des altitudes, les listes de projets, Les checklistes qui me servent pour les habitudes à prendre ou notes a revoir régulièrement.

Mes listes d’actions « à faire des que possible » sont alimentées chaque jour avant action et me servent de « to do listes » quotidiennes, que j’alimente grâce aux actions classées par contexte de l’Iphone, et que je griffonne pour préciser si besoin l’état d’avancement, les échéances ou encore les priorités.

Cote personnalisation, j’ai fait quelques modifications sur mon Orgabook perso. J’apprécie d’avoir les listes de projet directement face aux altitudes, car pour moi les projets essentiels en découlent naturellement. J’ai donc refait la fiche « altitudes » afin d’avoir les 4 parties sur une même feuille, et la liste de projets directement en regard de celle ci.

Je garde les tâches récurrentes et a faire à date impérative dans l’Iphone, car un rappel s’affiche automatiquement. Cela me permet d’effectuer la tâche automatiquement dans la foulée si le tps et le contexte me le permettent, ou alors de l’ajouter en rouge dans l’Orgabook pour traiter en priorité dans mes actions à faire des que possible.

L'iPhone, idéal pour le rappel des tâches GTD

Pour les listes d’actions quotidiennes, j’ai ajouté quelques items pour agrémenter mon utilisation personnelle, comme les objectifs de la semaine (j’en défini toujours trois en début de semaine, j’essaie de les garder comme fil rouge tout au long de la semaine), et divisé ensuite la feuille en deux pour avoir les actions critiques, a faire absolument le jour même, puis les autres.

J’ajoute toujours une ou deux phrases clés, a se marteler régulièrement comme « passer son temps à s’organiser c’est éviter l’action » ou « suis-je en train d’éviter l’important en me faisant plaisir pour avoir l’impression d’être productif ». C’est idiot mais ça marche très bien. Croyez-le ou non mais grâce à ça je passe beaucoup moins de temps a consulter inutilement l’arrivée de nouveaux messages dans ma boite mail ou a fureter sur internet sans but précis et préalablement bien défini. C’est comme un rappel a l’ordre mais qu’on aurait envie d’écouter !

Bref, pour conclure, l’Orgabook est vraiment un excellent outil, qui remet les pieds sur terre avec ce côté presque archaïque du format papier, mais qui finalement demeure le summum de l’efficacité retrouvée…

- Guillaume Mesplont

www.organiser-reussir.com