Sauvegarder ses documents et s’organiser avec Google

Documents et Cloud connect sont deux services gratuits bien pratiques de Google. Leur association me permet de stocker une copie à jour des fichiers qui me sont indispensables, mais également de pouvoir les consulter de n’importe quel autre ordinateur.

Dans un premier temps, je vous invite à faire un rapide tour d’horizon de ces deux applications afin de vous familiariser avec. Dans un second temps, je vous donnerais quelques informations sur la manière dont je les utilise pour organiser et faciliter mon quotidien.

Préalable

Afin de pouvoir utiliser ces services, il est nécessaire de vous créer un compte Google.

Vue d’ensemble des services Google docs et Cloud

Google documents

Cette application web permet de :

• stocker en ligne des fichiers des suites Microsoft Office et Open office, mais également de pouvoir les modifier ;
• créer et de gérer des documents (tableur, traitements de texte…), sans devoir installer un logiciel de bureautique sur son ordinateur ;
• partager des documents et accentuer la collaboration en donnant des droits d’accès en mode lecture et/ou en modification à d’autres utilisateurs.

Google Cloud connect

Cloud connect est un plug-in à installer sur son ordinateur et qui s’implémente directement dans Microsoft Office (versions 2003 à 2010). Elle permet de synchroniser des fichiers sur Google Documents, soit automatiquement, soit manuellement.

A l’heure actuelle, la synchronisation se fait de l’ordinateur vers le compte Google documents, mais l’inverse n’est pas possible.

Utilisation de Google docs et Cloud connect à la maison

Conserver les documents importants à ne pas perdre

Une des fonctionnalités premières de Google docs, est le stockage de mes documents importants. De ce fait, si mon PC tombe en panne ou si ma maison brûle, une copie de certains documents importants reste accessible.

Il s’agit de fichiers « non modifiables » (scans, PDF,…) que je n’utilise pas au quotidien, mais qu’il est important de conserver et de ne pas perdre.

Voici la liste des documents que j’ai sauvegardés en ce sens :

• documents d’identité, dont un PDF du contenu de nos e-ID ;
• certificat de mariage ;
• acte de propriété de la maison ;
• cartes grises des véhicules ;
• diplômes et attestations de réussite de formations ;
• mémoire de fin d’études ;
• C.V. au format PDF et Word ;
• fichier PDF de la dernière déclaration d’impôts téléchargée sur Taxonweb ainsi que les annexes qui avaient été envoyées ;
• factures de travaux faisant l’objet d’une déduction fiscale ou d’une prime ;
• attestation de conformité de l’installation et le schéma électrique ;
• pédigrée d’Ilana ;
• ma clé de synchronisation Firefox.

Synchroniser et sauvegarder les documents utiles à mon organisation

Concernant l’aspect organisation au quotidien, j’ai créé une série de fichiers que j’utilise régulièrement afin de fonctionner efficacement à la maison. Cela va de mon répertoire de contact jusqu’à la gestion des comptes, en passant par la planification des menus.

Voici la liste des fichiers que je j’édite directement en ligne ou que je synchronise de Word / Excel, vers Google Documents grâce à Cloud connect :

• état mensuel du budget du ménage ;
• dépenses quotidiennes pour les repas à l’extérieur ;
• menu pour le mois ;
• recettes de cuisine ;
• liste de courses ;
• modèles de courriers ;
• fichier CSV importé depuis mon téléphone et reprenant mes contacts ;
• articles du blog en préparation.

Ainsi, non seulement j’ai une copie actualisée de mes fichiers importants sauvegardée sur un serveur sécurisé, mais en plus je peux les consulter et les mettre à jour depuis n’importe quel ordinateur. Par exemple, je peux consulter mon menu et éventuellement le modifier depuis mon lieu de travail, partager mes recettes préférées avec mes collègues, et chacun peut ajouter ce dont il a besoin au fur et à mesure sur la liste des courses.