Il arrive souvent que l’on arrive au bureau sans savoir exactement quoi faire : les priorités se sont accumulées, les interruptions soit des visiteurs, soit du téléphone ne cessent d’augmenter, les choses à gérer se multiplient en cascade. Alors, on commence une chose et avant de la terminer, on est à la seconde et ainsi de suite. Résultat des courses : la journée se termine avec la frustration de n’avoir presque rien accompli de concret.
Ce sentiment de frustration, beaucoup de cadres le connaissent. Eux qui sont sollicités sans relâche sur des tâches diverses dont les résultats sont parfois attendus au même moment. Difficile, très difficile dans ce contexte de produire souvent des choses satisfaisantes et ce rythme finit par entrainer les meilleurs dans la routine. Les meilleurs finissent par se lasser de ce qui les passionnait et finalement, les approximations deviennent une règle.
Comment sortir de ce piège ? voici quelques pistes :
- Planifiez votre travail. Vous pouvez par exemple arriver quelques minutes en avance au bureau, ou vous enfermer pendant 15 à 30 minutes après votre arrivée pour planifier. Faites la liste des urgences à évacuer et notez les toutes.
- Mettez-vous au travail sur la base de ce que vous avez planifié. Vous pourriez faire des réajustements, mais ayez votre fil conducteur en mémoire quelque part. Lorsque les pressions viendront, vous vous arrêterez pour évacuer les plus urgentes, mais ensuite, il faut revenir au plan de travail initial.
-Ne vous laissez pas détourner. Si les visites deviennent de plus en plus nombreuses, signalez à la réception ou à votre assistant que vous ne serez pas disponible pendant un moment. Si une réunion dure beaucoup trop et commence à empiéter sur votre emploi de temps, signalez çà celui qui l’anime qu’elle dure beaucoup trop. C’est à lui de se débrouiller pour gérer le temps. Si votre boss empiète avec une succession de travaux, rappelez-lui que vous êtes sur quelque chose qu’il a demandé avant…et si vous n’avez pas trop de choix, nhésitez pas à déléguer et à vous décharger sur quelqu’un d’autre de certaines des activités.
- Suivez l’état d’avancement de votre programmation. Personnellement, j’utilise une série d’outils autour de Outlook. La finalité est que je peux noter le pourcentage d’évolution et donc suivre comment ca évolue. en général ca fonctionne lorsqu’une bonne planification est faite.
- Faites le point à la fin de la journée.
N’hésitez pas à mettre au service de tout ceci votre ordinateur, votre laptop, votre Ipad ou Iphone ou n’importe quel smartphone ou agenda. Ces outils peuvent vous aider à améliorer vos performances si vous les utiliser pour autre chose qu’un peu de frime.
Fini alors la lettre de deux lignes que vous n’arrivez pas à finaliser parce que trop de choses vous interpellent. Fini le mail d’accusé de reception que votre collègue ne reçoit pas parce qu’à peine avoir lu sa correspondance, vous avez dû passer à autre chose. Fini le coup de fil qui a fini par quitter votre esprit et que vos partenaires attendent avec impatience. Fini ces rapports que vous êtes obligés de rédiger 24h avant le délais de dépôt. Fini ces grandes et surtout, ces petites choses qui deviennent des montagnes de travail sur le temps.
Vos journées vont alors se transformer en journées de 10, ou je ne sais pas combien de résultats, vous aurez au moins 70 à 75% de réalisation et vous pourrez mieux surveiller les niveaux d’exécution. A la fin de la journée, les stress et pressions n’auront pas diminués, mais vous saurez concrètement que vous avez accompli telle ou telle chose et cela pour chaque jour qui va passer.