Gérer les priorités avec la matrice d'Eisenhower

Quand tout est prioritaire, rien n'est prioritaire. Comment retrouver l'ordre des choses ?

La matrice d'Eisenhower est l'un de ces outils qui peuvent très rapidement vous aider à améliorer votre gestion du temps et retrouver l'ordre des choses. C'est d'après nous un élément très structurant, et il n'est pas de formation à l'organisation que nous menons qui n'intègre une séquence sur ce sujet.

Cette méthode de gestion des priorités a été rendue populaire par Stephen Covey, dans son livre "First Things First" (en français : "Priorité aux priorités", éditions J'ai lu, 2010). 

La paternité de cette méthode est cependant attribuée à Dwight Eisenhower, qui fut président des Etats Unis de 1953 à 1961. On le connaît aussi pour avoir été le commandant en chef des forces alliées durant la seconde guerre mondiale, période durant laquelle il a pu mettre à profit ses talents d'organisateur.Quelque soit la tâche à laquelle il était confronté, Eisenhower se serait posé deux questions :Tout d'abord, est-ce important ? Dans un second temps, est-ce urgent ?Sur cette base, la tâche en question relèvera de l'une des quatre catégories suivantes :

1. urgent et important - éteindre un feu, remettre sa déclaration d'impôts, un enfant qui pleure
2. non-urgent et important - planification à long terme, travailler sur un projet, faire de l'exercice
3. urgent et non-important - interruptions, sollicitations, tâches récurrentes
4. non-urgent et non-important - activités qui font perdre du temps, recherches sur internet, les possibilités sont sans limite !

La matrice d'Eisenhower et ses 4 quadrantsCes catégories sont souvent représentées par la matrice suivante :L'ordre dans lequel vous accomplissez les tâches notées dans la matrice est important. Partant du principe que le temps est limité dans une journée et que l'on ne peut tout réaliser, il va être important de prioriser le travail à réaliser.1. De manière assez évidente, la première priorité va aux tâches importantes et urgentes.C'est moins clair pour ce qui concerne les tâches importantes mais non-urgentes.

Eisenhower disait lui-même :"Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important"

Le problème est que les tâches importantes qui ne sont pas traitées en temps utile vont elles-mêmes devenir TRES importantes et TRES urgentes.Sans la matrice en tête, on aura tendance à oublier ce principe de bon sens et à se ruer sur les tâches urgentes et non-importantes.2. En conséquence, la seconde priorité devrait être de se concentrer sur les tâches importantes qui ne sont pas urgentes (ce que l'on pourra appeler les tâches de fond, ou de projet).3. Une fois cela fait, le temps restant pourra être consacré aux tâches non-importantes et urgentes.4. Les tâches non-urgentes et non-importantes devraient être ignorées ou stockées avec un délai long.La matrice d'Eisenhower et la réalitéComme avec tous les outils relatifs à l'organisation, le côté systématique de la démarche peut paraître déconnecté de la réalité. En particulier, cette démarche peut se heurter avec des logiques d'entreprise ou la liberté de priorisation des tâches est faible.L'important est d'avoir la vision la plus claire possible de ses priorités.Les tâches importantes et non-urgentes sont celles auxquelles nous devrions consacrer le plus de temps. Il n'y a pas de magie pour y arriver... tout d'abord il s'agit de se concentrer en premier sur les tâches importantes et de planifier le reste : si vous gardez le contrôle de votre liste des priorités, vous pouvez finir vos tâches avant qu'elles ne deviennent urgentes