Déplacements professionnels des freelances : comment s’organiser

Pas vraiment Digital Nomade, je profite régulièrement de déplacements professionnel pour ajouter 1/2 journée ou un peu plus afin de profiter du lieu et me donner le sentiment de voyager même si je ne vais pas toujours très loin. Je ne suis pourtant pas en congés, il s'agit surtout d'être mobile, rencontrer les personnes avec qui on échange dans le cadre professionnel, et être en mesure de répondre aux demandes même à distance. Pas de grande différence avec mon quotidien, puisque je travaille avec tous les clients à distance, étant basée à Reims et ayant en grande partie des échanges avec des personnes d'autres villes, ou même à l'étranger. Seulement, lorsque je suis amenée à changer d'environnement de travail, pour une réunion ou des conférences, il m'est indispensable d'être opérationnelle, et surtout sereine quant à la partie matérielle. Ne pas pouvoir exécuter le travail prévu même si on n'est pas dans son bureau, c'est autant de tâches à rattraper !

Emmener à la fois le minimum et l'essentiel

Les éléments que je te présente correspondent à mon activité de consultante SEO éditorial, et créatrice de contenus pour le Web. La liste de ce que j'emmène est donc très spécifique à ma profession, mais je te partage quelques bonnes pratiques certainement très valables dans d'autres métiers.

La check-list de ce dont j'ai absolument besoin :

• Ordinateur
• Mon Bullet Journal et quelques feuilles volantes à l'intérieur
• Stylos noirs
• Petite règle en métal
• Chargeur de batterie portable
• Adaptateur (pour les rétroprojecteurs)
• Téléphone portable
• Câble pour recharger le téléphone (Lightning pour mon iPhone)
• 1 câble standard USB > micro USB (on en a toujours besoin à un moment)
• Appareil photo avec batterie chargée ( + son chargeur selon la durée du déplacement)
• Moyens de paiement pro (CB + chéquier)
• Au moins 50 euros en liquide
• Papiers d'identité, carte vitale et carte de mutuelle (en cas de pépin)

J'essaie de voyager au plus léger, mais il ne faut malheureusement ne manquer de rien. Lorsque je suis chez un client, ou que je donne un cours dans une école (on en reparlera), il faut avoir la certitude d'être opérationnel et autonome. Pour Internet, je ne prends même pas la peine de demander le Code WiFi lorsque je vois que l'on capte assez bien la 4G pour activer le partage de connexion de mon ordinateur. Lorsque le déplacement est long, je n'hésite pas à prendre carrément mon modem 4G portable grâce auquel les personnes avec moi peuvent même profiter du haut débit mobile.

En terme de connectique, j'emporte au moins recharger mon téléphone, et surtout un adaptateur VGA et HDMI pour brancher les rétroprojecteurs. Tout le monde n'est pas équipé de la même façon en termes d'appareil multimédia, alors il faut prendre les devants !

Avoir au préalable mis en place des systèmes de sauvegarde

Lors de mon dernier déplacement professionnel, le disque dur de mon ordinateur a lâché. En soi, ce n'est pas très grave, ce n'est que du matériel. J'ai en permanence de l'argent de côté sur le compte de la société justement pour subvenir aux besoins urgents, comme le fait de perdre son outil de travail principal (ça fait suer quand même). Malgré ces ennuis informatiques qui ont ralenti ma productivité pendant plusieurs jours, je n'ai perdu aucune donnée sensible.

* Synchronisation dans le Cloud

J'utilise Dropbox avec un compte Dropbox Plus pour synchroniser en quasi permanence les fichiers que je mets dans un dossier dédié. Les données sont donc à la fois sur mon ordinateur, et sur quelque part dans le monde numérique. J'y ai accès partout où je veux, et surtout je peux récupérer les données au moindre problème. Avec une gestion des versions, on peut même récupérer des choses supprimées par erreur. Cela a sauvé mon mémoire de recherche un jour, lorsque je ne trouvais plus mes fiches.

* Sauvegarde à la maison

Je suis équipée d' un NAS, en quelques mots de disques durs en réseau dans mon bureau auquel mon ordinateur peut se connecter. Une partie est dédiée à de la sauvegarde que je fais quand j'ai le temps (photos, documentations à garder, déclarations fiscales et autres trucs du genre en version numérisée). Une autre partie est consacrée à une sauvegarde régulière de la totalité de mon ordinateur grâce à Time Machine. C'est un service disponible sur les systèmes macOS pour sauvegarder différentes versions de son ordinateur, comme un miroir que l'on consulterait, permettant de remonter dans le temps. Et encore à côté, j'ai également un disque dur externe sur lequel je conserve les choses vraiment sensibles, dont je m'occupe quand j'y pense. (Ouais je suis pas parfaite).

La bonne pratique est surtout de disposer de plusieurs copies des données, à des endroits différents. Après, si t'as vraiment des papiers très importants, tu peux aussi les mettre dans un coffre à la banque.

Avoir noter sur papier quelques numéros de téléphone d'urgence

Le numérique c'est bien, mais parfois ton disque dur flambe, ou bien tu n'as plus de batterie. Or tu as peut-être besoin de renseignements spécifiques pour te sortir d'une galère. Tout récemment, lors d'un autre déplacement, ma carte bancaire ne passait plus pour des raisons de plafond dépassé. Il fallait alors que j'achète un billet de train pour rentrer à Reims alors que j'étais à Paris. Avoir dans son portefeuille un morceau de papier avec les renseignements essentiels comme le numéro d'assistance de sa banque et autres choses utiles, c'est toujours bon à prendre. Dans ce genre de moment, on est toujours heureux d'avoir quelques billets dans son porte-monnaie.

Je note également toujours bêtement sur un papier du même genre l'adresse où je suis censée me rendre, si c'est par exemple un rendez-vous client.

Disposer de ses titres de transport de façon matérielle

Les billets numériques c'est génial. Attention, certaines lignes ne sont pas équipées pour les billets totalement numériques, et j'ai déjà été surprise par un contrôle où sur la totalité de mon trajet (avec correspondance), un des trajets n'était pas inclus dans le billet numérique. Il me fallait l'avoir retiré auparavant en borne. Piégée ! Le contrôleur avait été sympa avec moi, mais admettez que c'est trompeur.

Depuis, je fais en sorte d'avoir un support matériel pour mes billets de train. Cela peut être le justificatif de commande, le billet lui-même, ou bien la carte de fidélité avec le QR-Code où sont enregistrés ses trajets achetés. Surtout... bien vérifier que l'on a tous ses titres, et dans le format permettant d'être en règle !

Et tes astuces ?

Si tu as tes propres astuces pour être nomade, opérationnel(le), et serein(e), je t'encourage à commenter ce billet. Cela nous servira à tous ! :-)