1 an d’utilisation de Notion comme base de données interne

Depuis une année maintenant nous utilisons en interne Notion pour échanger des informations, surtout pour les archiver en fait. Nous avions déjà la suite Google Workspace, Slack et Dropbox, mais malgré mes craintes Notion a finalement été plutôt rapidement adopté. Mes craintes à moi mais aussi celle de mes collaboratrices parce qu'il faut admettre que ce n'est pas si évident en prise en main. Les premières heures paraissent bien fastidieuses en comparaison de la promesse que clame la communication de l'outil, ainsi que toutes les personnes que l'on peut connaître qui l'utilisent déjà. Notion App fait partie du gang pas si restreint des solutions NoCode. Mon approche de Notion est plutôt simple. Je considère qu'il s'agit d'intégrer des informations, le rester n'étant que de l'affichage. Cela nous a tout de même permis en une année de :

• organiser des évènements,
• réaliser le prévisionnel de CA,
• centraliser les infos relatives aux avancées de projets sur un calendrier,
• archiver 137 comptes-rendus de réunion et rendez-vous,
• recenser nos études de cas et exemples utiles,
• organiser l'onboarding,
• archiver les comptes-rendus de 7 évènements et conférences,
• mettre en place une veille partagée entre nous et nos clients/partenaires.

Sur notre veille partagée, nous avons :

• recensé 121 outils entre solutions SaaS, mini scripts, etc,
• sélectionné 146 articles et dossiers intéressants,
• noté 57 librairies, cheat sheet et autres infos appréciés,
• et bien d'autres choses.

Niveau coût, on ne paie que pour les membres (collaborateurs) et j'ai simplement invité les personnes à qui je souhaite partager des informations, sans pour autant leur donner accès à nos espaces de travail. Bien entendu il y a une version gratuite, mais notre usage professionnel a fait que la licence ouverte était vite limitée. Nous en sommes donc à environ 500 USD par an pour 5 collaborateur.ice.s et 99 invité.e.s. Parmi les invités : nos partenaires, clients, ainsi que des personnes à qui nous avons vendu un accès à notre veille au titre d'une prestation de services. Oui parce que c'est du travail de rassembler toutes ces infos et de les tenir à jour !

Cette thématique fut le sujet de ma présentation réalisée à Rouen le 15 septembre 2022 lors des 12h de l'agilité numérique à Rouen organisé par le Club de la Presse et de la Communication de Normandie, dans le cadre de mon travail chez ASSONANCE.